Por que estamos construindo a Ritta: Inteligência Artificial para a operação do escritório contábil

Existe conhecimento demais sendo gasto com trabalho operacional

Contabilidade é uma profissão de conhecimento.

Interpretar legislação.

Entender o contexto de uma empresa.

Definir uma parametrização fiscal.

Identificar riscos.

Orientar o empresário.

Acompanhar mudanças tributárias.

Tomar decisões que exigem experiência.

Mesmo assim, quando olhamos para a rotina de muitos escritórios contábeis, encontramos profissionais especializados dedicando uma parte relevante do dia a outro tipo de trabalho.

Procurar documentos.

Responder solicitações repetidas.

Cobrar informações.

Copiar dados entre sistemas.

Acompanhar pendências.

Emitir documentos.

Repetir processos que já aconteceram dezenas de vezes antes.

Foi olhando para essa diferença que começamos a construir a Ritta.

A Ritta não começou com uma pergunta sobre Inteligência Artificial

Quando começamos a pensar no problema, a pergunta não era:

"Como podemos colocar IA dentro de um escritório contábil?"

Essa pergunta provavelmente nos levaria a construir mais um chatbot.

Começamos por outra:

"Quais trabalhos um escritório executa repetidamente que não deveriam precisar começar em uma pessoa?"

Essa diferença importa.

Tecnologia deveria aparecer depois do problema.

Não antes dele.

E quando começamos a observar as rotinas operacionais de um escritório, encontramos um padrão interessante.

Muitas atividades possuem uma quantidade enorme de conhecimento em sua definição, mas muito pouco conhecimento novo durante sua execução.

Considere uma emissão recorrente de NFS-e.

Alguém precisou entender o cliente.

Alguém definiu seu enquadramento.

Alguém configurou o serviço.

Alguém conhece as regras aplicáveis.

Mas, depois que tudo está corretamente parametrizado, algumas emissões seguintes podem ser praticamente iguais.

Mesmo tomador.

Mesmo serviço.

Mesma configuração.

Talvez apenas o valor tenha mudado.

Por que reconstruir esse conhecimento todos os meses?

Foi por isso que escolhemos começar pela NFS-e

Construir um produto exige escolher onde não atuar.

Poderíamos começar tentando resolver dezenas de rotinas contábeis ao mesmo tempo.

Preferimos começar por uma.

A emissão de NFS-e possui algumas características que consideramos importantes.

É recorrente.

É operacional.

Existe bastante repetição.

Faz parte da relação cotidiana entre empresas prestadoras de serviço e seus escritórios.

E possui um resultado muito claro: a nota foi emitida ou existe alguma pendência que precisa ser resolvida.

Além disso, a evolução do padrão nacional cria uma infraestrutura cada vez mais interessante para automação.

Por isso, NFS-e é nosso ponto de partida.

Não necessariamente nosso destino.

Não queremos construir apenas outro emissor de nota fiscal

Essa distinção é importante.

Se nosso objetivo fosse apenas permitir que alguém preenchesse um formulário e emitisse uma nota, já existem soluções para isso.

O problema que queremos resolver começa antes da tela de emissão.

Imagine um cliente dizendo:

"Preciso emitir minha nota deste mês."

Existe uma quantidade de contexto escondida nessa frase.

Quem está falando?

Qual empresa representa?

Existe uma emissão recorrente?

Qual tomador normalmente recebe essa nota?

Qual serviço está configurado?

Quais informações ainda faltam?

Qual regra o escritório definiu?

Existe alguma condição que exige análise humana?

O nosso interesse está justamente nessa distância entre a intenção e a execução.

Queremos diminuí-la.

É aqui que entra a Inteligência Artificial

Para nós, Inteligência Artificial para escritórios contábeis não significa simplesmente colocar uma caixa de conversa dentro de um software.

A conversa é apenas uma interface.

O valor aparece quando a IA consegue trabalhar com contexto.

Entender a intenção.

Identificar a empresa.

Consultar informações disponíveis.

Descobrir quais dados estão faltando.

Utilizar ferramentas permitidas.

Iniciar um processo.

E reconhecer quando precisa entregar aquela demanda para uma pessoa.

Nesse modelo, a Inteligência Artificial funciona como uma camada entre o usuário e a operação.

O cliente não precisa necessariamente saber onde clicar.

Ele precisa saber o que deseja.

Mas IA não deveria decidir tudo

Existe uma diferença importante entre entender uma solicitação e definir uma regra fiscal.

Nós acreditamos que essa fronteira precisa ser clara.

A Inteligência Artificial pode interpretar que um cliente deseja emitir uma nota.

Pode identificar o valor informado.

Pode recuperar o contexto daquela empresa.

Pode conduzir a conversa para obter uma informação que está faltando.

Mas a regra fiscal não deveria nascer de uma resposta improvisada de um modelo.

O escritório continua sendo a autoridade.

É ele quem define a parametrização.

É ele quem determina as regras.

É ele quem estabelece quais operações podem acontecer automaticamente.

É ele quem define quando uma situação precisa de revisão.

A tecnologia trabalha dentro desses limites.

Para nós, esse é um princípio importante para construir Inteligência Artificial para o fiscal.

O escritório precisa continuar no controle

Existe outra decisão importante na forma como pensamos a Ritta.

Não queremos criar uma relação em que a Inteligência Artificial conversa diretamente com o cliente enquanto o escritório perde visibilidade sobre o que está acontecendo.

É o contrário.

O escritório precisa enxergar a operação.

Quais solicitações chegaram?

Quais foram resolvidas automaticamente?

Quais estão esperando informação?

Quais emissões foram concluídas?

Quais tiveram rejeição?

Quais precisam da equipe?

Quais certificados estão próximos do vencimento?

Quais clientes possuem processos recorrentes?

Automação sem governança apenas troca trabalho manual por incerteza.

Queremos que o escritório tenha menos trabalho operacional e, ao mesmo tempo, mais visibilidade sobre sua operação.

O cliente do escritório também faz parte do produto

Existe algo que consideramos especialmente importante na Ritta.

Não estamos construindo tecnologia apenas para quem trabalha dentro do escritório.

O cliente do contador também participa dessa experiência.

Isso muda bastante o produto.

Porque uma ferramenta interna pode assumir que o usuário conhece termos técnicos, processos e sistemas.

O empresário não necessariamente conhece.

E não deveria precisar conhecer.

Ele não deveria precisar entender qual portal é utilizado para emitir sua nota.

Não deveria precisar saber qual integração existe por trás.

E, em muitos casos, não deveria precisar entender qual tela precisa abrir.

Ele deveria conseguir simplesmente dizer:

"Preciso emitir uma nota de R$ 5.200 para o mesmo cliente do mês passado."

O trabalho da tecnologia é transformar essa intenção em um processo seguro.

Queremos que o escritório consiga oferecer uma nova experiência

Essa visão produz uma consequência que vai além de produtividade.

A Ritta também pode fazer parte da proposta de valor do próprio escritório.

Imagine um empresário escolhendo entre dois serviços contábeis.

Em um deles, solicitações operacionais dependem do horário comercial e precisam entrar na fila da equipe.

No outro, existe uma assistente disponível continuamente para receber solicitações, recuperar informações e iniciar operações permitidas.

O contador continua disponível para aquilo que exige contador.

Mas nem toda demanda precisa esperar por ele.

Isso transforma Inteligência Artificial para escritório contábil em algo maior do que uma ferramenta interna.

Ela pode virar parte da experiência que o escritório entrega aos seus clientes.

Existe também uma oportunidade de crescimento

Essa mudança pode afetar outra equação importante.

Normalmente, aumentar a carteira significa aumentar a operação.

Mais clientes.

Mais solicitações.

Mais tarefas.

Mais pessoas.

Queremos ajudar a diminuir essa relação.

Não porque acreditamos em escritórios sem pessoas.

Mas porque acreditamos que pessoas deveriam ser contratadas para aumentar a capacidade intelectual e de relacionamento da empresa, não simplesmente para acompanhar o crescimento de tarefas repetitivas.

Se um escritório dobra sua carteira, sua quantidade de trabalho manual não deveria obrigatoriamente dobrar junto.

Esse é um dos problemas que queremos atacar.

Estamos construindo infraestrutura, não uma mágica de IA

Existe muito entusiasmo em torno de Inteligência Artificial.

Nós também estamos entusiasmados.

Mas acreditamos que produtos confiáveis precisam de muito mais do que um modelo de linguagem.

Por trás de uma experiência aparentemente simples existem várias camadas.

Cadastro e contexto das empresas.

Permissões.

Parametrizações fiscais.

Certificados digitais.

Histórico.

Integrações.

Automação.

Observabilidade.

Segurança.

Auditoria.

Tratamento de exceções.

E infraestrutura fiscal.

A IA é uma peça importante.

Mas ela precisa estar conectada a uma fundação que permita transformar linguagem em operações reais de maneira controlada.

É por isso que pensamos a Ritta como plataforma.

Nosso produto também é o que acontece quando algo dá errado

É fácil desenhar automação pensando no caminho perfeito.

O cliente envia a informação correta.

A configuração está atualizada.

O certificado está válido.

A autoridade fiscal responde normalmente.

A nota é emitida.

Fim.

Produtos operacionais são definidos também pelo que acontece fora desse caminho.

O que acontece quando falta uma informação?

Quando existe uma divergência?

Quando uma emissão é rejeitada?

Quando o certificado venceu?

Quando a solicitação não pode ser interpretada com segurança?

Quando existe uma situação que precisa do fiscal?

Nesses momentos, o objetivo da automação muda.

Ela não precisa insistir até conseguir.

Precisa saber parar.

Registrar o contexto.

E entregar o problema para a pessoa certa.

Esse princípio influencia bastante a forma como estamos construindo a Ritta.

Estamos no Day One

Existe uma expressão que representa bem como queremos construir a empresa.

Day One.

Não como discurso de que tudo precisa ser urgente.

Mas como lembrete de que ainda existe muito para aprender.

Estamos construindo nossas primeiras versões.

Conversando com escritórios.

Validando hipóteses.

Descobrindo onde nossa visão funciona.

Encontrando situações que não havíamos previsto.

E ajustando o produto a partir disso.

Não queremos construir a Ritta isolados dos profissionais que vão utilizá-la.

Queremos construir junto.

Escritórios parceiros não são apenas usuários para quem entregaremos funcionalidades prontas.

Queremos que façam parte do processo de descobrir quais problemas realmente merecem ser resolvidos.

A visão é maior que emissão de notas

Hoje começamos pela NFS-e.

Amanhã, a interface pode continuar sendo a mesma:

"Ritta, preciso resolver isso."

O que muda são as capacidades disponíveis por trás.

Nossa visão é construir uma assistente operacional para escritórios contábeis e seus clientes.

Uma plataforma onde o escritório define como sua operação deve funcionar.

Onde a Inteligência Artificial entende o que precisa acontecer.

Onde automações executam aquilo que é previsível.

Onde o humano assume aquilo que exige conhecimento.

E onde o cliente consegue resolver suas demandas de uma maneira muito mais simples.

No fim, não queremos colocar Inteligência Artificial dentro da contabilidade apenas porque a tecnologia existe.

Queremos utilizá-la para resolver uma pergunta muito mais antiga:

quanto do tempo de um contador ainda é gasto fazendo trabalho que não precisava chegar até ele?

É esse espaço que estamos tentando diminuir.

Esse é o Day One da Ritta.

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